Buitendienst werkt efficiënter met SPATIO

Automatiseren

“Eind 2011 besloten we op zoek te gaan naar een iPhone-applicatie om onze buitendienst te automatiseren die naadloos aansloot op ons eigen ERP-systeem.”, vertelt Marco Boon, Hoofd Technische Dienst bij Capriole, “We wilden dat onze buitendienst maar één apparaat hoefde mee te nemen, dus de tool moest specifiek op een iPhone werken ook als er geen internetverbinding is, omdat al onze medewerkers een iPhone hebben en daarnaast moest het volledig integreren met de IT-oplossingen die al aanwezig waren. Het ging echt om een aanvulling waarmee we de laatste handmatige handelingen, zoals het registreren van gewerkte uren, gereden kilometers, verbruikte materialen, etc, konden automatiseren. En natuurlijk direct een elektronische handtekening van de klant.”

Naadloze integratie

“We vonden vijf geschikte partijen, maar Newminds was voor ons het meest geschikt. Hun applicatie Spatio was al af en heel flexibel, net zo flexibel als het team van Newminds. Naast de standaard features die al in Spatio zaten werd er goed geluisterd naar onze wensen. We hebben korte lijnen met Newminds en samen ontwikkelden we de mogelijkheid om resultaatcodes en doseringen vast te leggen van klanten. Dit laatste is in de koffiewereld heel belangrijk, maar de resultaatcodes zijn voor ons ook belangrijk. Afhankelijk van welke code de buitendienstmedewerker gebruikt, kan ons ERP-systeem vervolgstappen in gang zetten.“

Werkbonnen

“In Nederland werken er zo’n 75 mensen bij Capriole, waarvan er 20 in de buitendienst werken. Voor de implementatie van Spatio kregen zij elke ochtend hun werkbonnen, waarmee ze op pad gingen. Dat is allemaal verleden tijd. De werkbonnen staan nu in Spatio. De buitendienst medewerker ziet elke morgen precies waar hij heen moet, wat het probleem is en welke onderdelen hij mogelijk nodig heeft. Heeft hij een onderdeel niet in zijn bus, dan zorgen we dat deze met een nachttransport voor vertrek is afgeleverd bij de collega. Onze buitendienst hoeft hiervoor dus niet meer dagelijks naar kantoor. Dit bespaart enorm op reistijd en reiskosten.”

Voorraadbeheer

“Alles wat de buitendienst nodig heeft staat in de Spatio-app. De route naar de klant, de onderhoudshistorie, zelfs het voorraadbeheer. Sterker nog; onze buitendienst kan zelfs in Spatio zien waar een bepaald onderdeel in zijn bus ligt, tot op de lade en het vakje nauwkeurig. Allemaal dingen, waardoor we efficiënter kunnen werken en dus veel tijd en geld besparen, Als de buitendienstmedewerker bij de klant komt wordt eerst de rit geregistreerd, de werkzaamheden worden uitgevoerd en de klant ondertekent in de Spatio-app de werkbon. Eventueel kunnen er foto’s worden bijgesloten. Er worden verschillende checklists ingevuld en vervolgens komt alles automatisch in ons ERP-systeem. Geen geschreven werkbonnen meer, geen losse kilometers bijhouden, Alles gaat digitaal.”

Efficiënter werken

“We werken veel efficiënter. De buitendienst heeft ook altijd de laatste versie van de app op zijn telefoon, want deze wordt automatisch bijgewerkt vanuit de app store van Apple. Wat ook fijn is, is dat we zelf kunnen instellen welke features we aan of uit willen hebben. Als een andere gebruiker van Spatio iets nieuws laat ontwikkelen door Newminds, laat Newminds ons dit altijd weten. We kunnen dan kijken of dit voor ons ook interessant is. Newminds denkt echt met ons mee en ontwikkelt Spatio steeds verder, hierdoor kunnen we nog lang blijven werken met Spatio.”